Gerenciando projetos com equipes remotas

Eu não sei você, mas 2 em cada 3 projetos que gerenciei em minha carreira contaram com equipes remotas, total ou parcialmente. Essa disposição de equipes já é uma realidade em muitas empresas, não só no Brasil, mas no mundo inteiro. Projetos onde você lida com pessoas alocadas em outras cidades, regiões e até mesmo países. Pessoas com diferentes culturas, rotinas e fusos horários, onde a única forma de contato é via telefone, Skype e ferramentas de gestão colaborativa. Então uma pergunta pode ser feita: “é difícil gerenciar projetos com equipes remotas?”.

Resposta: – Depende! Mas eu vou chegar lá.

Eu tenho dedicado os últimos 2 anos da minha vida a estudar sobre assuntos que pouca gente, principalmente Gerentes de Projetos, se interessam, tais como filosofia e antropologia.

– Tá, e o que isso tem a ver com equipes remotas?
– Tudo, ué!

O gerenciamento de projetos tem um princípio básico que pouca gente lembra ou simplesmente desconhece. Este princípio diz que a gestão de projetos é baseada em PPF (Pessoas, Processos e Ferramentas).

Calma, agilista! Respira fundo!

Como 99% dos praticantes em gerenciamento de projetos, no início da minha carreira como GP, também passei mais tempo preocupado com processos e ferramentas do que com pessoas e isso é um erro grave, porque lidamos com pessoas todos os dias. Processos podem ser criados, ferramentas podem ser descartadas, mas as pessoas são complexas, demasiadamente complexas. Por isso resolvi ler sobre filosofia e antropologia, exatamente para aprender a lidar e conhecer melhor as relações humanas. Se com equipes fixas, alocadas no mesmo local de trabalho, já demanda do GP jogo de cintura na gestão de pessoas, imagina com gente que está a 100, 1.000, 10.000 quilômetros de distância?

Eu por exemplo já liderei uma equipe com 6 pessoas, alocadas em 4 cidades diferentes: Recife, São Paulo, Rio de Janeiro e Salvador. Tínhamos realizado a reunião de Kickoff e combinado uma série de rotinas para que o trabalho pudesse ser feito da melhor forma possível. Apesar do meu receio inicial devido a sua complexidade, o projeto foi um sucesso, já que atendeu aos requisitos, o cliente ficou satisfeito, a empresa faturou e fidelizamos o cliente. Porém isso só foi possível devido a fatores importantes:

  • Processos: Patrocinador forte “besuntando” o time e os processos internos, tarefas trabalhadas como sprints, reuniões diárias de follow-up, entregas semanais, rotinas, etc…
  • Ferramentas: grupos no Whatsapp, Google Drive, Trello, Skype…
  • Pessoas: Equipe engajada, boa comunicação, entendimento holístico dos processos, feedback contínuo, premiação por produtividade, respeito à cultura de cada indivíduo (muito importante)…

Isso explica o “Depende” que coloquei como resposta da pergunta feita no início do artigo. Você pode ter a sorte que eu tive ou pode ter o azar que também já tive eu um projeto que liderei:

  • Processos: Patrocinador apático, processos empresariais mal-definidos e engessados, autoridade do GP sobre o projeto drasticamente reduzida, burocracia em autorizações e pouco comprometimento da alta gerência com o projeto.
  • Ferramentas: planilhas e arquivos diversos compartilhados apenas via e-mail.
  • Pessoas: Equipe assoberbada de tarefas em outros projetos, comunicação deficitária, pessoas recrutadas sem avaliação e acreditação do GP, ato de injuria racial denunciado pelo GP e ignorado pelo RH e alta gerência.

Tive que lidar com insatisfação de colaborador com a empresa, convencendo-o a não pedir demissão (ele era meu melhor desenvolvedor), intermediei discussões acaloradas, tive que intervir em uma série de discordâncias entre os membros da equipe, passei uma madrugada inteira repassando procedimentos a novos integrantes da equipe (depois que retiraram 2 bons recursos do meu time para alocar em outros projetos sem me consultar), e por aí vai. Sem ter empatia e não entender as relações humanas, um GP surta com situações de pressão extrema as quais muitos projetos sofrem.

Equipes remotas têm como agravante a questão das comunicações. É, sem dúvida, o maior ofensor para este tipo de projeto. Exatamente por isso é que projetos com equipes remotas obtêm sucesso (na sua maioria) em empresas com nível de maturidade em gestão de projetos de médio à elevado. Empresas onde há um engajamento da alta gerência, com um patrocinador “guerreiro”, afastando os obstáculos do projeto, com processos bem definidos e automatizados, com equipes comprometidas e empoderadas e com ferramentas que permitam a colaboração dos membros durante todo o ciclo de vida do projeto.

Portanto não existe uma fórmula pronta, tudo vai depender dos ativos e fatores ambientais da empresa; dos seus processos, pessoas e ferramentas. Obviamente não custa lembrar que isso não vale só para projetos com equipes remotas, mas para qualquer projeto dentro do ambiente empresarial. O que muitas empresas ainda não sabem é que para conquistarem sucesso em seus empreendimentos, o gerenciamento de projetos precisa realmente ser tratado como algo estratégico, como já é feito, por exemplo, nas 100 maiores empresas do mundo.

 

Wagner Borba, PMP, ITL, CSM
http://escopodefinido.com
escopodefinido@gmail.com

 

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