A importância da priorização seletiva de tarefas no gerenciamento de projetos

Gerenciar projetos é, acima de qualquer coisa, uma rotina de desafios diários. É necessária uma série de competências minimamente bem desenvolvidas para que o Gerente do Projeto consiga realizar sua principal missão: entregar produtos, serviços e resultados de acordo com a composição de requisitos elencados. Junto com todas as tarefas inerentes ao ciclo de vida de cada projeto, também existe uma grande quantidade de atividades diárias que, se não forem organizadas da forma correta, fatalmente alguma acabará passando em branco, consequentemente gerando algum tipo de ruído lá na frente. Considerando que muitos Gerentes de Projetos conduzem não apenas um, mas vários projetos ao mesmo tempo, a necessidade de organizar todas as suas atividades é ainda maior. É sabido que os GPs passam em média 80% do seu tempo do projeto gerenciando as comunicações, e realmente faz sentido quando paramos para analisar a nossa rotina diária: reuniões, atualização de planos, facilitação do trabalho da equipe, envio e resposta a e-mails, telefonemas e tantas outras. De fato, o trabalho no gerenciamento de projetos produz uma grande quantidade de informações que precisam ser processadas diariamente.

Uma das grandes questões das quais os Gerentes de Projetos encaram em sua missão diária está relacionada ao gerenciamento do tempo, não o tempo do projeto, mas o tempo do GP mesmo, nas 8h, 10h ou até mesmo 12h de trabalho por dia. Não tem jeito, você sai para almoçar e entre uma e outra garfada uma ligação de um stakeholder extremamente influente surge no display do celular, você arruma suas coisas no final do expediente e fatalmente no seu deslocamento para casa há uma grande probabilidade do telefone tocar com algum cliente precisando de sua ajuda ou de algum membro da equipe ávido por instruções, face a um problema que tenha acabado de acontecer. Como já faz parte de uma rotina, algumas vezes nos deparamos tentando solucionar de 2 à 5 problemas ao mesmo tempo. Você acorda, pega o smartphone e já consegue identificar alguns e-mails “cabeludos” antes mesmo de chegar ao escritório. Lá chegando vai abrindo um por um e quando se dá conta já tem 12 e-mails abertos e todos com o seu nível de urgência por respostas e ações.

É nessa hora que você deve pensar em uma estratégia de priorização seletiva, que nada mais é do que avaliar, dentro das prioridades, as que precisam de atuação imediata e as que podem ser solucionadas no decorrer do dia. Apesar de soar estranho a palavra “prioridades” no plural, já que ter mais de uma perderia o sentido etmológico, de fato você irá se deparar com uma grande quantidade de ações prioritárias. Tentar resolve-las ao mesmo tempo pode ter uma ação contrária à desejada. Existem estudos que mostram que trabalhar no “modo multitarefas” leva à liberação de dopamina (o “hormônio da felicidade”), com isso o nosso cérebro nos leva a tentar solucionar muitas coisas ao mesmo tempo para ser “recompensado” com ele. Em contrapartida esse mesmo estudo comprovou que realizar várias tarefas estimula a liberação de cortisol, que afeta desde a capacidade mental à densidade muscular. A realidade é que a tentativa de realizar muitas ações ao mesmo tempo é comprovadamente prejudicial à produtividade do indivíduo.

Contudo, o gerenciamento de projetos nos prende à multitarefa, porque o papel integrador e resolutivo dos Gerentes de Projetos é inerente a ela. Então como utilizar a priorização seletiva para que a nossa produtividade não seja afetada. Bem, vou dar algumas dicas que podem ajudar nesse sentido.

1. Procure planejar hoje as principais atividades de amanhã

Se você tem uma reunião importante é essencial que se prepare bem para ela. Caso essa reunião tenha sido marcada com dias de antecedência, busque todas as possíveis informações que serão pedidas a você durante o tempo do encontro. Não chegue de mãos abanando. Se você precisa contatar pessoas e tomar ações no dia seguinte já anote no fim do dia anterior quem são essas pessoas, quais ações e a ordem de prioridade de cada uma. Não deixe para planejar o dia de amanhã na manhã seguinte, você não vai ter tempo para pensar nisso quando entrar no escritório. Com o advento do smartphone, uma boa ideia é usar o QuikMemo+ ou Evernote para listar as principais atividades de amanhã.

2. Faça uma triagem nos e-mails para encontrar quais precisam de ações imediatas

Ainda não conheci um Gerente de Projetos que recebe 3 ou 5 e-mails por dia. Você com certeza irá receber dezenas sobre assuntos dos mais variados, inclusive aqueles que não estão endereçados diretamente e nos quais você é apenas uma parte interessada. Não tente responder todos ao mesmo tempo. Você sabe quais projetos e quais stakeholders demandam maior atenção e prioridade. Uma boa dica é criar pastas no seu gerenciador de e-mails para “minerá-los”. Nomeie uma pasta como ALTA PRIORIDADE, MÉDIA PRIORIDADE e BAIXA PRIORIDADE (se você usa o Outlook, usar flags também pode ser uma atitude interessante). Analise cada e-mail e o transfira para a pasta que melhor se adéqua ao nível de prioridade e comece a trabalhar nos de alta. Faça essa mineração apenas nos e-mails que você recebe durante o dia e repita essa ação na parte da manhã e na parte da tarde. Cada e-mail que você receber já direcione para a pasta que melhor ele se enquadra.

OBS: Aqui vai um conselho muito importante e pouco seguido… procure resolver os problemas apontados nos e-mails ligando diretamente para as pessoas envolvidas ou, caso estejam no mesmo local de trabalho, indo até elas e buscando uma conversa pessoal, depois formalize a decisão por e-mail. Um estudo conjunto das universidades de Waterloo (Canadá) e Cornell (Nova York), publicado no Journal of Experimental Social Psychology, diz que falar pessoalmente é 34 vezes mais eficiente que enviar um e-mail sobre o assunto abordado. E o dia-a-dia nos prova isso.

3. Utilize ferramentas de gerenciamento de tarefas

Um quadro Kanban, um gerenciador de tarefas ou até mesmo um pedaço de papel para organizar as atividades já é um primeiro passo. Você irá sempre se deparar com questões que dependem de suas ações para que sejam resolvidas. Das mais simples às mais complexas, todas devem ser consideradas e organizadas de forma que você possa dar a devida atenção e tempo para cada uma delas. Um quadro Kanban é muito útil.

KanbanQuadro Kanban

Caso você trabalhe com vários projetos ao mesmo tempo, divida essas etapas em projetos, conforme quadro abaixo:

kanban2Quadro Kanban – Adequado a vários projetos

4. Priorize aquilo que está ao “alcance das suas mãos”

Não adianta tentar ser omnipresente e omnipotente, executar muitas atividades simultaneamente pode acabar afetando na resolução de todas elas. A busca por soluções é um processo que depende de calma e parcimônia, por mais pressão que estejam colocando sobre você. Em um jogo de xadrez o objetivo é derrubar o rei, mas lembre-se que ninguém consegue fazer isso em apenas uma jogada. Portanto, selecionadas as prioridades, busque “atacar” aquelas que estão ao seu alcance imediato, que dizer, aquelas que não dependem de outros atores para serem executadas.

Existem várias outras possibilidades de priorizar seletivamente as atividades diárias, mas o que é realmente importante é não “se enrolar”. Tudo que demanda de sua atenção precisa de ações, mesmo que você dependa de outras pessoas para que sejam executadas. Porém um Gerente de Projetos não pode deixar as partes interessadas sem respostas e sem informações sobre o andamento das atividades. Responda a tudo, mesmo que a resposta seja negativa, mas não deixe as partes envolvidas no projeto sem um retorno, isso pode gerar muitos transtornos.

 

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WagnerSignature

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